Abrechnungszeitraum überschritten: Nebenkostenabrechnung erhalten? Das bedeutet die 12-Monats-Frist und wie Sie vorgehen!

Oh je, die Nebenkostenabrechnung ist da und du traust deinen Augen kaum: Nicht nur die Summe ist erschreckend, sondern auch das Datum! Ist der Abrechnungszeitraum vielleicht schon längst vorbei? Keine Panik, das passiert! In diesem Ratgeber erkläre ich dir, was die 12-Monats-Frist bei Nebenkostenabrechnungen bedeutet und was du tun kannst, wenn diese Frist überschritten wurde.

Was ist die 12-Monats-Frist überhaupt?

Stell dir vor, dein Vermieter könnte sich ewig Zeit lassen, dir die Nebenkostenabrechnung zuzuschicken. Das wäre ziemlich unfair, oder? Deshalb gibt es die sogenannte Abrechnungsfrist von 12 Monaten. Diese Frist ist in § 556 Abs. 3 BGB festgelegt und schützt dich als Mieter.

Konkret bedeutet das: Dein Vermieter hat nach Ende des Abrechnungszeitraums maximal 12 Monate Zeit, dir die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Der Abrechnungszeitraum ist meistens ein Kalenderjahr (also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember), kann aber auch davon abweichen, wenn das im Mietvertrag so vereinbart ist.

Was passiert, wenn die Frist überschritten wurde?

Gute Nachrichten für dich! Wenn dein Vermieter die 12-Monats-Frist versäumt hat, muss du die Nachforderung in der Regel nicht mehr bezahlen. Das bedeutet, dass du kein zusätzliches Geld mehr an deinen Vermieter zahlen musst, auch wenn die Nebenkosten höher waren als deine Vorauszahlungen.

Wann beginnt die 12-Monats-Frist?

Die Frist beginnt am Tag nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Das ist wichtig zu wissen, um korrekt zu berechnen, ob die Frist eingehalten wurde.

Wann gilt die verspätete Abrechnung trotzdem?

Es gibt ein paar Ausnahmen, bei denen du die Nachforderung trotz Fristüberschreitung zahlen musst. Diese Ausnahmen greifen, wenn dein Vermieter die Fristüberschreitung nicht selbst verschuldet hat. Das bedeutet, dass er alles in seiner Macht Stehende getan hat, um die Abrechnung rechtzeitig zu erstellen.

Mögliche Gründe für eine unverschuldete Fristüberschreitung sind:

• •Verzögerungen durch Dritte: Dein Vermieter hat beispielsweise die Abrechnung von einem externen Dienstleister erstellen lassen, der sich verspätet hat. Allerdings muss dein Vermieter nachweisen können, dass er den Dienstleister rechtzeitig beauftragt hat und die Verzögerung nicht auf sein Verschulden zurückzuführen ist (BGH, Urteil vom 25.01.2006, Az. VIII ZR 142/05).
• •Unerwartete Ereignisse: Es gab beispielsweise eine plötzliche und unvorhersehbare Erkrankung des Vermieters oder seines Mitarbeiters, der für die Abrechnung zuständig ist.
• •Fehlende Informationen: Der Vermieter hat beispielsweise wichtige Informationen von einem Versorgungsunternehmen (z.B. Wasser, Heizung) erst sehr spät erhalten.

Wie du vorgehen solltest: Schritt für Schritt

1. 1.Prüfe den Abrechnungszeitraum: Steht der richtige Zeitraum in der Abrechnung? Stimmt der Zeitraum mit dem in deinem Mietvertrag überein?
2. 2.Berechne die Frist: Wann genau endete der Abrechnungszeitraum? Berechne, ob die Abrechnung innerhalb der 12-Monats-Frist bei dir angekommen ist.
3. 3.Prüfe das Zugangsdatum: Wann hast du die Abrechnung tatsächlich erhalten? Entscheidend ist der Zeitpunkt, an dem die Abrechnung in deinem Briefkasten lag oder dir persönlich übergeben wurde. Das Datum auf der Abrechnung selbst ist irrelevant.
4. 4.Lege Widerspruch ein: Wenn die Frist überschritten wurde und keine nachvollziehbaren Gründe für die Verspätung vorliegen, solltest du unverzüglich Widerspruch gegen die Nachforderung einlegen.
5. 5.Formuliere deinen Widerspruch: Formuliere deinen Widerspruch schriftlich (per Brief oder E-Mail) und begründe ihn mit der Fristüberschreitung. Verweise auf § 556 Abs. 3 BGB.
6. 6.Bezahle nur den unstrittigen Teil: Wenn du sicher bist, dass die Frist überschritten ist, musst du die Nachforderung nicht bezahlen. Allerdings solltest du den Teil der Abrechnung bezahlen, der unstrittig ist (z.B. deine Vorauszahlungen).
7. 7.Suche dir rechtlichen Rat: Wenn du dir unsicher bist oder dein Vermieter auf der Zahlung besteht, solltest du dich an einen Mieterverein oder einen Anwalt für Mietrecht wenden.

Musterformulierung für deinen Widerspruch

Hier ein Beispiel, wie du deinen Widerspruch formulieren kannst:

Betreff: Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum [Abrechnungszeitraum]

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Vermieters],

hiermit widerspreche ich der Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum vom [Startdatum] bis zum [Enddatum], die ich am [Datum des Erhalts] erhalten habe.

Die Abrechnung wurde mir außerhalb der gesetzlichen Abrechnungsfrist von 12 Monaten des § 556 Abs. 3 BGB zugestellt. Der Abrechnungszeitraum endete am [Enddatum], sodass die Abrechnung spätestens bis zum [Datum, das 12 Monate nach dem Enddatum liegt] bei mir hätte eingehen müssen.

Da die Abrechnung verspätet bei mir eingegangen ist, bin ich nicht verpflichtet, die Nachforderung in Höhe von [Betrag] zu begleichen.

Ich weise darauf hin, dass ich den unstrittigen Teil der Abrechnung in Höhe meiner Vorauszahlungen bereits beglichen habe.

Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name]

Was ist mit deinem Guthaben?

Auch wenn dein Vermieter die Frist für die Abrechnung der Nebenkosten versäumt hat, hast du natürlich trotzdem Anspruch auf ein Guthaben, falls du zu viel vorausbezahlt hast. Allerdings kann es sein, dass du dieses Guthaben aktiv einfordern musst. Sprich deinen Vermieter darauf an und fordere die Auszahlung des Guthabens schriftlich an.

Verjährung: Noch ein wichtiger Punkt!

Neben der 12-Monats-Frist gibt es auch noch die Verjährungsfrist für Nebenkostennachforderungen. Diese beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.

Das bedeutet, dass dein Vermieter die Nachforderung nicht mehr gerichtlich durchsetzen kann, wenn die Verjährungsfrist abgelaufen ist.

Fazit

Die 12-Monats-Frist ist eine wichtige Schutzmaßnahme für dich als Mieter. Wenn dein Vermieter diese Frist versäumt, musst du die Nachforderung in der Regel nicht bezahlen. Aber: Prüfe immer genau, ob die Frist tatsächlich überschritten wurde und ob es möglicherweise Gründe gibt, die die Verspätung rechtfertigen. Lege im Zweifelsfall Widerspruch ein und hole dir rechtlichen Rat, wenn du dir unsicher bist. So bist du bestens gerüstet, um deine Rechte als Mieter zu wahren!