Abrechnungszeitraum überschritten? So fechten Sie Ihre Nebenkostenabrechnung erfolgreich an!

Mist! Schon wieder eine Nebenkostenabrechnung im Briefkasten. Und irgendwie beschleicht dich das Gefühl, dass da etwas nicht stimmt? Vielleicht ist die Abrechnung verspätet und du fragst dich, ob du sie überhaupt bezahlen musst? Keine Panik! In diesem Ratgeber zeige ich dir, wie du eine verspätete Nebenkostenabrechnung erfolgreich anfechten kannst.

Abrechnungszeitraum überschritten – Was bedeutet das überhaupt?

Stell dir vor, du hast ein Abo für eine Zeitschrift. Der Verlag verspricht dir, jeden Monat eine Ausgabe zu liefern. Kommt aber erst nach drei Monaten die erste Zeitschrift, bist du zurecht sauer, oder? Ähnlich ist es mit der Nebenkostenabrechnung. Dein Vermieter hat eine gesetzliche Frist, um dir die Abrechnung für das vergangene Jahr zuzustellen. Diese Frist nennt man Abrechnungszeitraum.

Dieser Zeitraum ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgelegt. Konkret heißt es in § 556 Abs. 3 BGB: „Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.“

Das bedeutet: Dein Vermieter hat nach Ende des Abrechnungszeitraums maximal 12 Monate Zeit, dir die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Der Abrechnungszeitraum ist in der Regel das Kalenderjahr. Wenn dein Abrechnungszeitraum also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember läuft, muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember des Folgejahres bei dir sein.

Warum ist die Frist so wichtig?

Die Einhaltung des Abrechnungszeitraums ist nicht nur eine formale Sache, sondern dient auch deinem Schutz. Nur so hast du genügend Zeit, die Abrechnung in Ruhe zu prüfen, Belege einzusehen und eventuelle Fehler zu entdecken. Außerdem soll verhindert werden, dass Vermieter sich unnötig lange Zeit lassen und du im schlimmsten Fall erst nach Jahren mit hohen Nachzahlungen konfrontiert wirst.

Was tun, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

Jetzt wird es spannend. Was passiert, wenn dein Vermieter die Frist verpasst? Kurz gesagt: Du musst die Nachzahlung in der Regel nicht bezahlen!

Aber Achtung: Es gibt Ausnahmen von dieser Regel. Dazu kommen wir später noch.

Schritt 1: Ruhe bewahren und prüfen

Bevor du in Panik gerätst, solltest du zunächst genau prüfen, wann die Abrechnung bei dir eingegangen ist. Das Datum des Poststempels oder der E-Mail kann hier entscheidend sein.

Schritt 2: Widerspruch einlegen

Wenn die Abrechnung tatsächlich verspätet ist, solltest du umgehend Widerspruch einlegen. Das machst du am besten schriftlich per Einschreiben mit Rückschein. So hast du einen Beweis, dass dein Widerspruch fristgerecht eingegangen ist.

In deinem Widerspruch solltest du folgendes angeben:

• •Deine Adresse und die Adresse des Vermieters
• •Das Datum der Nebenkostenabrechnung
• •Den Abrechnungszeitraum, auf den sich die Abrechnung bezieht
• •Den Grund für deinen Widerspruch (Überschreitung des Abrechnungszeitraums)
• •Die Formulierung, dass du die Nachzahlung aufgrund der Verspätung nicht leisten wirst
• •Dein Datum und deine Unterschrift

An deinen Vermieter [Name und Adresse des Vermieters]

Betreff: Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 01.01.2023 – 31.12.2023

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Vermieters],

hiermit lege ich Widerspruch gegen die mir am [Datum des Erhalts der Abrechnung] zugegangene Nebenkostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 01.01.2023 – 31.12.2023 ein.

Die Abrechnung ist mir erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist des § 556 Abs. 3 BGB zugegangen. Die Abrechnung hätte mir spätestens bis zum 31.12.2024 vorliegen müssen.

Aufgrund der verspäteten Zustellung der Nebenkostenabrechnung werde ich die geforderte Nachzahlung nicht leisten.

Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name und deine Unterschrift]

Schritt 3: Abwarten und Tee trinken (oder Kaffee, wenn du das lieber magst)

Nachdem du deinen Widerspruch eingereicht hast, solltest du erst einmal abwarten. Dein Vermieter hat nun die Möglichkeit, auf deinen Widerspruch zu reagieren. Vielleicht räumt er seinen Fehler ein und verzichtet auf die Nachzahlung. Oder er versucht, die Verspätung zu rechtfertigen.

Die Ausnahmen von der Regel: Wann du trotz Verspätung zahlen musst

Wie gesagt, es gibt Ausnahmen von der Regel, dass du bei einer verspäteten Abrechnung nicht zahlen musst. Diese Ausnahmen sind allerdings eng begrenzt.

1. Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu verschulden

Wenn dein Vermieter die Verspätung nicht zu verschulden hat, kann er die Abrechnung auch nach Ablauf der Frist noch geltend machen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn er auf die Abrechnung eines Versorgers (z.B. Wasserwerk) warten musste und diese Abrechnung selbst verspätet eingegangen ist.

Allerdings muss dein Vermieter dir nachweisen, dass er die Verspätung nicht zu verantworten hat. Er muss darlegen, dass er alles Zumutbare unternommen hat, um die Abrechnung fristgerecht zu erstellen. Hier gilt: Beweispflicht liegt beim Vermieter!

Ein BGH-Urteil vom 28. Oktober 2020 (Az. VIII ZR 94/20) hat klargestellt, dass der Vermieter unverzüglich handeln muss, sobald er von der verspäteten Abrechnung des Versorgers Kenntnis erlangt hat. Er muss dich dann über die Gründe der Verspätung informieren und die Abrechnung so schnell wie möglich nachreichen.

2. Du hast die Verspätung selbst verschuldet

Auch wenn du die Verspätung selbst verschuldet hast, musst du die Nachzahlung trotz der verspäteten Abrechnung leisten. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn du deinen Vermieter über deine neue Adresse nicht informiert hast und die Abrechnung deshalb verspätet bei dir angekommen ist.

3. Du hast die Abrechnung vorbehaltlos akzeptiert

Wenn du die Abrechnung trotz der Verspätung vorbehaltlos akzeptiert hast, gilt dies als stillschweigendes Einverständnis mit der Abrechnung. Du kannst dich dann später nicht mehr auf die Verspätung berufen.

Formfehler in der Nebenkostenabrechnung

Neben der Frist gibt es noch andere Gründe, eine Nebenkostenabrechnung anzufechten. Häufige Fehler sind:

• •Fehlende Angaben: Die Abrechnung muss alle wesentlichen Angaben enthalten, wie z.B. den Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten, die Verteilerschlüssel und deinen Anteil an den Kosten.
• •Falsche Verteilerschlüssel: Die Kosten müssen nach einem nachvollziehbaren und vertraglich vereinbarten Schlüssel auf die einzelnen Mieter verteilt werden.
• •Nicht umlagefähige Kosten: Es dürfen nur die Kosten auf die Mieter umgelegt werden, die im Mietvertrag oder in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind. Dazu gehören z.B. Kosten für die Gartenpflege, die Hausreinigung oder die Müllabfuhr. Reparaturkosten oder Verwaltungskosten sind in der Regel nicht umlagefähig.
• •Rechenfehler: Auch einfache Rechenfehler können dazu führen, dass die Abrechnung fehlerhaft ist.

Wenn du Fehler in der Abrechnung entdeckst, solltest du auch hier Widerspruch einlegen. Gib dabei genau an, welche Fehler du gefunden hast und warum du die Abrechnung für falsch hältst. Fordere deinen Vermieter auf, die Fehler zu korrigieren und dir eine berichtigte Abrechnung zuzusenden.

Belegeinsicht – Dein gutes Recht!

Du hast das Recht, die Belege zur Nebenkostenabrechnung einzusehen. Dieses Recht ist im § 556 Abs. 3 BGB festgeschrieben. Die Belegeinsicht ermöglicht es dir, die Abrechnung auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und Fehler zu entdecken.

Dein Vermieter muss dir die Belege in seinen Geschäftsräumen oder in der Hausverwaltung zur Verfügung stellen. Du kannst die Belege aber auch kopieren oder fotografieren. Die Kosten für die Kopien musst du in der Regel selbst tragen.

Was tun, wenn der Vermieter die Belegeinsicht verweigert?

Wenn dein Vermieter dir die Belegeinsicht verweigert, solltest du ihn schriftlich auffordern, dir die Belege innerhalb einer bestimmten Frist (z.B. zwei Wochen) zur Verfügung zu stellen. Wenn er sich weiterhin weigert, kannst du dein Recht auf Belegeinsicht gerichtlich durchsetzen. Außerdem hast du das Recht, die Nachzahlung bis zur Belegeinsicht zurückzuhalten.

Die Verjährung von Nachforderungen

Auch wenn die Abrechnungsfrist eingehalten wurde, kann es sein, dass eine Nachforderung verjährt ist. Die Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Wenn die Nachforderung verjährt ist, musst du sie nicht mehr bezahlen. Du kannst dich dann auf die Einrede der Verjährung berufen.

Was tun, wenn der Vermieter nicht reagiert?

Wenn du Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung eingelegt hast und dein Vermieter nicht reagiert, solltest du dich nicht entmutigen lassen. Du hast verschiedene Möglichkeiten, deine Rechte durchzusetzen:

• •Mieterverein: Der Mieterverein kann dich beraten und dir bei der Durchsetzung deiner Rechte helfen.
• •Anwalt: Ein Anwalt kann dich rechtlich beraten und dich vor Gericht vertreten.
• •Gericht: Du kannst deinen Vermieter vor Gericht verklagen, um deine Rechte durchzusetzen.

Die Rolle der Heizkostenverordnung

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) spielt eine wichtige Rolle bei der Nebenkostenabrechnung, insbesondere wenn es um Heiz- und Warmwasserkosten geht. Die HeizkostenV regelt, wie diese Kosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden müssen.

§ 7 HeizkostenV schreibt vor, dass ein bestimmter Anteil der Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden muss. Das bedeutet, dass du nur für den Teil der Kosten aufkommen musst, der auf deinen tatsächlichen Verbrauch entfällt.

Wenn dein Vermieter die Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abrechnet, kannst du die Abrechnung anfechten und eine Korrektur verlangen.

Checkliste: So gehst du vor

Hier noch einmal eine kurze Checkliste, damit du bei deiner Nebenkostenabrechnung alles richtig machst:

1. 1.Eingangsdatum prüfen: Wann ist die Abrechnung bei dir eingegangen?
2. 2.Abrechnungszeitraum prüfen: Stimmt der Abrechnungszeitraum?
3. 3.Fristüberschreitung feststellen: Ist die Abrechnung verspätet?
4. 4.Widerspruch einlegen: Lege schriftlich Widerspruch ein, wenn die Abrechnung verspätet ist.
5. 5.Formfehler prüfen: Sind alle Angaben vollständig und korrekt?
6. 6.Belegeinsicht beantragen: Fordere Belegeinsicht, um die Abrechnung zu überprüfen.
7. 7.Verjährung prüfen: Ist die Nachforderung verjährt?
8. 8.HeizkostenV beachten: Werden die Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet?
9. 9.Hilfe suchen: Wende dich an den Mieterverein oder einen Anwalt, wenn du nicht weiterweißt.

Fazit

Eine verspätete Nebenkostenabrechnung ist ärgerlich, aber kein Grund zur Panik. Wenn du die oben genannten Tipps befolgst und deine Rechte kennst, kannst du die Abrechnung erfolgreich anfechten und dir im besten Fall die Nachzahlung sparen. Denke daran, dass du nicht alles hinnehmen musst. Informiere dich, prüfe die Abrechnung sorgfältig und scheue dich nicht, Widerspruch einzulegen. So schützt du dich vor ungerechtfertigten Forderungen und sorgst für Klarheit in deinen Mietkosten. Und vergiss nicht: Hartnäckigkeit zahlt sich oft aus!

Rechtliche Grundlagen

• •BGB § 556 Abs. 3: Abrechnung über Betriebskosten
• •BGH-Urteil vom 28. Oktober 2020 (Az. VIII ZR 94/20): Verspätete Abrechnung durch Versorger
• •BetrKV § 2 Nr. 5: Aufzählung der Betriebskostenarten
• •HeizkostenV § 7: Verbrauchabhängige Abrechnung