Nebenkostenabrechnung: Verwalterwechsel - Was passiert mit meinen Guthaben/Forderungen?

Na, klingelt es schon wieder verdächtig in deinem Briefkasten? Die Nebenkostenabrechnung ist da! Und dieses Mal ist etwas anders, oder? Ein neuer Name prangt auf dem Schreiben: Ein neuer Verwalter! Da fragst du dich natürlich: Was passiert jetzt mit meinem Guthaben oder, noch schlimmer, mit meiner Nachzahlung, wenn mitten im Abrechnungszeitraum ein Verwalterwechsel stattgefunden hat? Keine Panik, ich erkläre dir, was du wissen musst!

Verwalterwechsel: Wer ist jetzt zuständig?

Stell dir vor, die Nebenkostenabrechnung ist wie ein Staffelrennen. Der alte Verwalter ist der Startläufer, der neue der Schlussläufer. Beide haben ihre Aufgabe zu erfüllen. Grundsätzlich gilt: Derjenige Verwalter, der zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung im Amt ist, ist auch für die gesamte Abrechnung zuständig. Das bedeutet, er muss sich auch um die Zeit kümmern, in der der alte Verwalter noch das Zepter in der Hand hatte.

Aber Achtung: Das bedeutet nicht, dass der neue Verwalter automatisch für Fehler des alten haftet.

Was passiert mit deinem Guthaben?

Hast du in der Vergangenheit zu viel Nebenkosten bezahlt und somit ein Guthaben angesammelt? Super! Aber wer zahlt dir das jetzt aus?

• •Der neue Verwalter: Er ist derjenige, der dir das Guthaben auszahlen muss. Er bekommt vom alten Verwalter alle relevanten Unterlagen und Informationen, um die Abrechnung korrekt erstellen zu können.
• •Der alte Verwalter: Er hat eigentlich keine direkte Zahlungsverpflichtung mehr dir gegenüber. Er hat aber die Pflicht, dem neuen Verwalter alle nötigen Informationen zur Verfügung zu stellen, damit dieser die Abrechnung korrekt erstellen und das Guthaben auszahlen kann.

Und was, wenn du nachzahlen musst?

Leider gibt es auch den umgekehrten Fall: Du hast zu wenig Nebenkosten gezahlt und musst nachzahlen. An wen geht das Geld?

• •Der neue Verwalter: Auch hier gilt: Der neue Verwalter ist derjenige, an den du deine Nachzahlung leisten musst. Er ist ja für die Erstellung der Abrechnung zuständig.
• •Interne Abrechnung: Der neue Verwalter muss dann intern mit dem alten Verwalter klären, wie die Einnahmen und Ausgaben aus der Zeit des alten Verwalters berücksichtigt werden. Das ist aber nicht dein Problem.

Welche Informationen muss der neue Verwalter haben?

Damit der neue Verwalter eine korrekte Abrechnung erstellen kann, benötigt er verschiedene Informationen vom alten Verwalter:

• •Sämtliche Verträge: Das betrifft zum Beispiel Verträge mit Versorgern (Strom, Wasser, Heizung), Versicherungen, Hausmeisterdiensten etc.
• •Zählerstände: Die Zählerstände zu Beginn und zum Ende der Abrechnungsperiode sind essentiell für die korrekte Berechnung deines Verbrauchs.
• •Kontoauszüge: Alle Einnahmen und Ausgaben des Objekts müssen dokumentiert sein.
• •Informationen über Vorauszahlungen: Der neue Verwalter muss wissen, welche Vorauszahlungen du bereits geleistet hast.
• •Informationen über Leerstände: Leerstände beeinflussen die Verteilung der Kosten, daher sind diese Informationen wichtig.
• •Sämtliche Belege: Natürlich muss der neue Verwalter auch die Belege für die Ausgaben einsehen können.

Was, wenn der alte Verwalter Unterlagen nicht herausgibt?

Leider kommt es manchmal vor, dass der alte Verwalter "mauert" und Unterlagen nicht oder nur verspätet herausgibt. Was kannst du tun?

• •Neuen Verwalter informieren: Informiere den neuen Verwalter umgehend über die Situation. Er sollte den alten Verwalter schriftlich zur Herausgabe der Unterlagen auffordern.
• •Rechtliche Schritte: Im Extremfall kann der neue Verwalter rechtliche Schritte gegen den alten Verwalter einleiten, um die Herausgabe der Unterlagen zu erzwingen.
• •Eigene Dokumentation: Versuche, so viele Informationen wie möglich selbst zu sammeln und zu dokumentieren. Das können beispielsweise Kopien von Mietverträgen, Zählerstandsprotokolle oder Kontoauszüge sein.

Was, wenn Fehler in der Abrechnung sind?

Auch bei einem Verwalterwechsel gilt: Du hast das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und Einspruch einzulegen, wenn du Fehler entdeckst.

• •Frist beachten: Die Einspruchsfrist beträgt in der Regel 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung.
• •Schriftlicher Einspruch: Lege deinen Einspruch schriftlich beim neuen Verwalter ein.
• •Begründung: Begründe deinen Einspruch so konkret wie möglich. Nenne die konkreten Fehler und lege gegebenenfalls Belege vor.
• •Belegeinsicht: Fordere Belegeinsicht beim neuen Verwalter an. So kannst du die Abrechnung besser nachvollziehen und Fehler aufdecken.

BGH-Urteile: Der Bundesgerichtshof (BGH) hat mehrfach entschieden, dass du als Mieter ein Recht auf Belegeinsicht hast (BGH, Urteil vom 8. März 2006 – VIII ZR 78/05). Auch wenn ein Verwalterwechsel stattgefunden hat, muss dir der neue Verwalter die Belege zur Verfügung stellen.

Sonderfall: Insolvenz des alten Verwalters

Was passiert, wenn der alte Verwalter insolvent ist? Das kann die Sache natürlich etwas komplizierter machen.

• •Forderungen anmelden: Melde deine Forderungen (z.B. Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung) beim Insolvenzverwalter des alten Verwalters an. Ob und in welcher Höhe du dein Geld zurückbekommst, ist allerdings ungewiss.
• •Neuen Verwalter informieren: Informiere den neuen Verwalter über die Insolvenz des alten Verwalters. Er kann dir möglicherweise weiterhelfen oder dich an den Insolvenzverwalter verweisen.
• •Geduld haben: Die Abwicklung einer Insolvenz kann lange dauern. Hab Geduld und lass dich nicht entmutigen.

Fazit

Ein Verwalterwechsel kann bei der Nebenkostenabrechnung für etwas Verwirrung sorgen, aber grundsätzlich gilt: Der neue Verwalter ist für die Erstellung der Abrechnung zuständig und muss sich auch um die Zeit des alten Verwalters kümmern. Hab keine Angst, Fragen zu stellen und deine Rechte als Mieter wahrzunehmen. Wenn du Fehler in der Abrechnung entdeckst, lege Einspruch ein und fordere Belegeinsicht an. Und denk daran: Eine gute Dokumentation ist die halbe Miete! So bist du bestens gerüstet, um mit der Nebenkostenabrechnung nach einem Verwalterwechsel umzugehen.