Frist verpasst? Was Mieter tun können, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt (inkl. Musterbrief zur Zahlungsverweigerung)

Na, schon wieder Post vom Vermieter bekommen und direkt Bauchschmerzen? Diesmal eine Nebenkostenabrechnung, die gefühlt erst kurz vor Weihnachten ins Haus flattert? Keine Panik, das ist ärgerlich, aber noch lange kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken. Wir schauen uns gemeinsam an, was du tun kannst, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt.

Deadline verpasst – Was bedeutet das für dich?

Die gute Nachricht zuerst: Dein Vermieter hat nicht unendlich Zeit, dir die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Laut Gesetz (§ 556 Abs. 3 BGB) muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei dir sein. Mal angenommen, dein Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.), dann muss die Abrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres bei dir ankommen.

Wenn diese Frist verstrichen ist, ist das erstmal ein Vorteil für dich! Aber Achtung: Bevor du jetzt anfängst zu jubeln und das Geld schon gedanklich ausgibst, gibt es ein paar Dinge zu beachten.

Warum ist die Frist so wichtig?

Die Frist von 12 Monaten dient deinem Schutz. du soll sicherstellen, dass du genügend Zeit hast, die Abrechnung in Ruhe zu prüfen und gegebenenfalls Einwände zu erheben. Stell dir vor, du bekommst die Abrechnung erst zwei Jahre später – da ist es schwer, sich noch an Details zu erinnern oder Belege zu finden, die deine Einwände untermauern.

Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

Grundsätzlich gilt: Wenn die Abrechnung nach Ablauf der 12-Monats-Frist bei dir eintrifft, musst du keine Nachzahlung leisten. Das ist das Gesetz! Der Vermieter hat seinen Anspruch auf Nachzahlung verwirkt.

ABER: Hier kommt der Haken. Das gilt nicht, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu verschulden hat. Das bedeutet, er muss nachweisen, dass er alles ihm Zumutbare getan hat, um die Abrechnung fristgerecht zu erstellen, und die Verspätung auf Umstände zurückzuführen ist, die er nicht beeinflussen konnte. Typische Beispiele dafür sind:

• •Verzögerungen durch den Energieversorger: Wenn der Energieversorger die Abrechnungsdaten erst spät liefert und der Vermieter dies nachweisen kann.
• •Unvorhergesehene Ereignisse: Beispielsweise ein längerer krankheitsbedingter Ausfall des Vermieters oder der beauftragten Hausverwaltung.

Es ist wichtig, dass der Vermieter dir die Gründe für die Verspätung plausibel darlegen kann. Einfach zu sagen "Ich hatte keine Zeit" reicht nicht aus.

Was ist, wenn du Guthaben hast?

Auch hier gibt es eine wichtige Unterscheidung: Dein Anspruch auf ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung verfällt nicht automatisch, nur weil die Abrechnung zu spät kommt. Der Vermieter muss dir das Guthaben auszahlen, auch wenn die Abrechnung verspätet ist. Dein Anspruch auf das Guthaben verjährt erst nach drei Jahren (regelmäßige Verjährungsfrist).

Was solltest du konkret tun?

1. 1.Datum prüfen: Schau dir genau an, wann die Abrechnung bei dir eingegangen ist. Entscheidend ist der Zugang der Abrechnung, nicht das Datum, an dem sie erstellt wurde. Bewahre den Umschlag mit dem Poststempel auf!
2. 2.Frist berechnen: Ermittle den Abrechnungszeitraum und rechne die 12 Monate dazu.
3. 3.Gründe prüfen: Hat der Vermieter Gründe für die Verspätung genannt? Sind diese plausibel und nachvollziehbar?
4. 4.Zahlung verweigern (gegebenenfalls): Wenn die Abrechnung eindeutig zu spät ist und keine nachvollziehbaren Gründe für die Verspätung vorliegen, kannst du die Nachzahlung verweigern. Es empfiehlt sich, dies dem Vermieter schriftlich mitzuteilen.

Musterbrief zur Zahlungsverweigerung

Hier ein Musterbrief, den du an deinen Vermieter schicken kannst, wenn du die Nachzahlung verweigern möchtest. Wichtig: Passe den Brief unbedingt an deine individuelle Situation an!

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[Dein Name und Adresse]
[Adresse des Vermieters]

[Datum]

Betreff: Nebenkostenabrechnung für [Abrechnungsjahr] – Zahlungsverweigerung aufgrund verspäteter Zustellung

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Vermieters],

hiermit teile ich dir mit, dass ich die Nachzahlung aus deiner Nebenkostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum [Abrechnungszeitraum] nicht leisten werde, da die Abrechnung mir erst am [Datum des Zugangs] zugegangen ist.

Gemäß § 556 Abs. 3 BGB muss die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei mir vorliegen. Diese Frist wurde in meinem Fall überschritten.

[Optional: Hier kannst du erwähnen, dass keine nachvollziehbaren Gründe für die Verspätung genannt wurden, falls dies zutrifft. Z.B.: "du haben in deinem Schreiben keine Gründe für die verspätete Zustellung genannt, die außerhalb deines Verantwortungsbereichs liegen." oder "Die von dir genannten Gründe für die Verspätung sind für mich nicht nachvollziehbar."]

Ich weise darauf hin, dass ich selbstverständlich bereit bin, dir ein eventuelles Guthaben aus der Abrechnung zu erstatten.

Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name]
```

Was, wenn der Vermieter auf die Zahlung besteht?

Wenn der Vermieter auf die Nachzahlung besteht, obwohl die Abrechnung zu spät ist und keine stichhaltigen Gründe für die Verspätung vorliegen, solltest du dich rechtlich beraten lassen. Ein Anwalt für Mietrecht kann dir helfen, deine Rechte durchzusetzen. Du kannst auch den Mieterverein kontaktieren.

BGH-Urteile im Hinterkopf behalten: Es gibt einige Urteile des Bundesgerichtshofs (BGH), die für dich relevant sein könnten. Zum Beispiel hat der BGH entschieden, dass der Vermieter die Verspätung nachvollziehbar darlegen muss (BGH, Urteil vom 25.01.2006, Az. VIII ZR 142/05).

Tipps zur Vorbeugung

• •Achte auf den Abrechnungszeitraum: Kenne den Abrechnungszeitraum deines Mietvertrags.
• •Notiere dir Fristen: Mache dir eine Notiz, wann die Abrechnung spätestens bei dir sein muss.
• •Kommuniziere mit dem Vermieter: Wenn du vermutest, dass es zu Verzögerungen kommen könnte, sprich deinen Vermieter frühzeitig an.
• •Prüfe die Abrechnung sorgfältig: Nimm dir Zeit, die Abrechnung zu prüfen, sobald sie da ist.

Fazit

Eine verspätete Nebenkostenabrechnung kann nervenaufreibend sein. Aber mit dem richtigen Wissen und den richtigen Schritten kannst du deine Rechte als Mieter wahren. Merke dir: Kommt die Abrechnung zu spät, musst du unter Umständen keine Nachzahlung leisten. Aber prüfe immer die Umstände des Einzelfalls und scheue dich nicht, rechtlichen Rat einzuholen, wenn du unsicher bist. Und denk dran: Dein Anspruch auf ein Guthaben bleibt bestehen! Also, Kopf hoch und lass dich nicht unterkriegen!