Nebenkostenabrechnung: Verwaltungskosten sind unzulässig – So wehren Sie sich!

Du hast eine Nebenkostenabrechnung erhalten und bist unsicher, ob alle Kosten darin korrekt sind? Keine Sorge, du bist nicht allein! Viele Mieter sind verunsichert, besonders wenn es um die Position "Verwaltungskosten" geht. In diesem Ratgeber erfährst du, warum Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung unzulässig sind und wie du dich dagegen wehren kannst.

Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung: Ein No-Go!

Was sind Verwaltungskosten überhaupt?

Verwaltungskosten sind Kosten, die dem Vermieter durch die Verwaltung des Mietobjekts entstehen. Dazu gehören beispielsweise:

• •Kosten für die Buchhaltung
• •Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst
• •Kosten für die Korrespondenz mit Mietern (z.B. wegen Reparaturen oder Beschwerden)
• •Löhne und Gehälter von Angestellten, die mit der Verwaltung betraut sind
• •Büromaterial und Telefonkosten im Zusammenhang mit der Verwaltung
• •Kosten für die Eigentümerversammlung (in Eigentumswohnanlagen)

Wichtig: Laut § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) dürfen Verwaltungskosten nicht auf die Mieter umgelegt werden.

Warum sind Verwaltungskosten unzulässig?

Der Gesetzgeber hat klar geregelt, welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen. Verwaltungskosten gehören explizit nicht dazu. Sie fallen in den Verantwortungsbereich des Vermieters und sind mit der Miete abgegolten. Es ist also unfair, wenn du als Mieter zusätzlich für die Organisation und Verwaltung des Gebäudes bezahlen sollst. Stell dir vor, Familie Müller wohnt in einem Mehrfamilienhaus. In ihrer Nebenkostenabrechnung tauchen 350 Euro "Verwaltungskosten" auf. Das ist nicht rechtens!

Wie erkenne ich Verwaltungskosten in meiner Abrechnung?

Manchmal sind Verwaltungskosten nicht direkt als solche deklariert. Sie können sich unter anderen Begriffen verstecken, wie zum Beispiel:

• •"Allgemeine Kosten"
• •"Hausverwaltungspauschale" (wenn diese Verwaltungstätigkeiten beinhaltet, die nicht umlagefähig sind)
• •"Kosten für die Objektbetreuung" (wenn diese hauptsächlich Verwaltungstätigkeiten umfasst)

Es ist wichtig, deine Nebenkostenabrechnung genau zu prüfen und bei unklaren Positionen nachzufragen. Herr Schmidt hat in seiner Abrechnung eine Position "Sonstige Kosten: 200 Euro" entdeckt. Nach Rückfrage beim Vermieter stellte sich heraus, dass es sich um Kosten für die Organisation eines Handwerkers handelte – eine typische Verwaltungstätigkeit.

Was kann ich tun, wenn Verwaltungskosten in der Abrechnung enthalten sind?

Der wichtigste Schritt ist der Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung. Du musst den Widerspruch schriftlich einlegen und genau begründen, warum du die Verwaltungskosten für unzulässig hältst.

1. 1.Prüfe die Abrechnung: Identifiziere die Positionen, die deiner Meinung nach Verwaltungskosten darstellen.
2. 2.Begründe deinen Widerspruch: Verweise auf § 1 BetrKV und erkläre, warum die betreffenden Kosten deiner Meinung nach nicht umlagefähig sind.
3. 3.Formuliere den Widerspruch schriftlich: Sende den Widerspruch per Einschreiben mit Rückschein an deinen Vermieter, um einen Nachweis zu haben.
4. 4.Frist beachten: Du hast in der Regel 12 Monate Zeit, um gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch einzulegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung.
5. 5.Zahle unter Vorbehalt: Zahle den geforderten Betrag, weise aber in deinem Schreiben darauf hin, dass du unter Vorbehalt zahlst und dir die Rückforderung der unzulässigen Kosten vorbehältst.

Hinweis: Ein formloser Brief reicht für den Widerspruch aus. Es ist aber wichtig, dass er alle relevanten Informationen enthält (Name, Adresse, Mietobjekt, Abrechnungszeitraum, beanstandete Positionen, Begründung).

Praxisbeispiel: Familie Weber und die versteckten Verwaltungskosten

Familie Weber wohnt in einer kleinen Wohnung. Ihre jährliche Nebenkostenabrechnung weist folgende Positionen auf:

Nachdem Familie Weber beim Vermieter nachgefragt hat, was genau unter "Objektbetreuung" fällt, stellte sich heraus, dass diese Kosten hauptsächlich für die Organisation von Reparaturen und die Koordination von Handwerkern anfielen. Diese Tätigkeiten fallen unter Verwaltungskosten.

Familie Weber legte also fristgerecht Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ein und forderte eine Korrektur. Sie berechneten den Betrag, den sie zu viel bezahlt hatten:

• •Gesamte Nebenkosten: 2000 Euro
• •Anteil der "Objektbetreuung": 250 Euro
• •Anteilige Rückforderung: 250 Euro

Der Vermieter erkannte den Fehler an und erstattete Familie Weber die 250 Euro zurück.

Tipps und Checkliste für deine Nebenkostenabrechnung

• •Prüfe die Abrechnung sorgfältig: Nimm dir Zeit und lies die Abrechnung genau durch.
• •Vergleiche mit Vorjahresabrechnungen: Gibt es auffällige Veränderungen?
• •Fordere Belege an: Du hast das Recht, die Originalbelege einzusehen.
• •Achte auf unklare Positionen: Frage beim Vermieter nach, wenn du etwas nicht verstehst.
• •Beachte die Fristen: Der Widerspruch muss innerhalb von 12 Monaten eingelegt werden.
• •Zahle unter Vorbehalt: So sicherst du dir deine Rechte.
• •Lass dich beraten: Wenn du unsicher bist, suche dir professionelle Hilfe (z.B. Mieterverein oder Anwalt).

Checkliste: Bin ich betroffen?

• •Enthält meine Abrechnung die Position "Verwaltungskosten" oder ähnliche Begriffe?
• •Sind die Kosten für "Objektbetreuung" oder "Hausverwaltung" ungewöhnlich hoch?
• •Werde ich für Tätigkeiten belastet, die der Vermieter selbst durchführen müsste?

Fazit: Wehr dich gegen unzulässige Verwaltungskosten!

Du hast das Recht auf eine korrekte Nebenkostenabrechnung. Verwaltungskosten sind unzulässig und dürfen nicht auf dich als Mieter umgelegt werden. Scheue dich nicht, Widerspruch einzulegen und deine Rechte durchzusetzen. Mit diesem Ratgeber bist du gut gerüstet, deine Nebenkostenabrechnung zu prüfen und dich gegen ungerechtfertigte Forderungen zu wehren. Und wenn du dir unsicher bist oder professionelle Hilfe benötigst, schau doch mal bei Mister Check vorbei!